Öronen - chefens viktigaste redskap på utvecklingssamtalet

– Jag ber också förskolepersonalen att ta med någon pedagogisk dokumentation och lärarna en lektionsplanering. Det handlar inte om att visa upp det bästa man gjort, men att låta var och en tala om något de känner sig nöjda med och koppla det till verksamhets-planen är en bra utgångspunkt för samtalet, säger Elisabet Ingemarsson.

Hon är noga med att särskilja utvecklingssamtalen från andra typer av diskussioner med personalen. Att ha en nära och kontinuerlig dialog med de anställda om det pedagogiska arbetet är en självklarhet och problem eller konflikter löser man när de dyker upp. Det är inget som ska behöva uppta tid under utvecklingssamtalet, anser hon.

– Då vill jag bara lyssna på mina medarbetares personliga tankar om jobbet.

Den inställningen gör henne till en bra förebild tycker Inger Larsson, verksamhetskonsult som ofta föreläser om utvecklingssamtal.

– Chefer är vana att hålla låda, inte minst inom skolväsendet. Studier har visat att chefer ibland upptar så mycket som 80 procent av den totala taltiden vid medarbetarsamtal, säger Inger Larsson.

Det är visserligen chefens uppgift att leda samtalet men det är samtidigt viktigt att medarbetaren får gott om utrymme.

– Du måste vara lyhörd. Ett riktmärke är att chefen ska ha maximalt en tredjedel av taltiden vid utvecklingssamtalen, säger Lena Hammarbäck, som är arbetslivspsykolog och arbetar mycket med psykosocial arbetsmiljö i skolor och förskolor.

Hon menar att utvecklingssamtalen med de anställda kan vara ett sätt att mäta temperaturen på organisationen. I enrum får var och en tillfälle att berätta om sin arbetssituation och det ger en bra insyn i hur medarbetarna uppfattar sitt jobb, hur de trivs och vad de förväntar sig av dig som chef. Rätt använt är utvecklingssamtalet därför ett värdefullt verktyg för dig i din ledarroll. Men det finns en risk att mötena med tiden hålls lite slentrianmässigt och då mister de en del av sin poäng. Det kan också vara bra att tydliggöra att chefen inte främst ska informera eller utvärdera individuella prestationer under utvecklingssamtalet. Fokus ska snarast vara på medarbetaren som en del i organisationen.

För att utvecklingssamtalet ska bli givande krävs förberedelser.

– Informera gärna personalen i grupp om vad du vill få ut av utvecklingssamtalen innan du sätter igång med de enskilda mötena och dela ut en check-lista med de punkter som ska diskuteras, tipsar Lena Hammarbäck.

Verksamhetskonsult Inger Larsson tycker också att mötets struktur är viktig. Men hon höjer ett varnande finger för att stirra sig blind på hur olika frågor är formulerade. Lösningen är inte att hitta en optimal samtalsmall. Det viktigaste är att man som chef koncentrerar sig på den man ska ha mötet med:

– Vem är det du ska träffa? Vad vill du få ut av utvecklingssamtalet med just honom eller henne? Se mallarna och checklistorna som en inspiration men lägg tankemöda på varje möte. Det är när vi använder standardlösningar som utvecklingssamtalen kan minimeras till något som bara ska bockas av på en att-göra-lista, säger Inger Larsson.

Utvecklingssamtalen kan vara uppbyggda på lite olika sätt men bör hålla på i ganska exakt en timme. Tanken är att de på ett eller annat sätt ska ge svar på frågor om vad medarbetaren tycker fungerar bra respektive mindre bra, hur han eller hon utvecklats, vad det finns för behov av kompetensutveckling, synen på dig som ledare och samarbetet med kollegorna.

– Arbetssituationen är oerhört relationskänslig på skolor och ännu mer på förskolor, säger Lena Hammarbäck. Samarbetsfrågan måste få ta tid under utvecklingssamtalet men du ska vara observant så det inte blir skvallrigt. Att prata om någon annan är bara befogat om det handlar om hur just den du talar med påverkas av relationen till den omtalade kollegan. Börjar du själv kommentera medarbetare som inte är närvarande urholkas tilliten till dig som chef.

I vissa branscher har chefer problemet att de anställda inte vågar vara ärliga i sina utvecklingssamtal. Studier vid Karlstads universitet har visat att de anställda till exempel inte alltid erkänner att de känner sig stressade och tungt belastade för att de är rädda att det kan påverka dem negativt i lönesamtalet längre fram. Lena Hammarbäck tror inte att den risken är så påtaglig inom skolan och förskolans värld. Hon lyfter i stället fram den motsatta problematiken med att som chef bli för mycket kompis med sina medarbetare. Rektorer och förskolechefer måste passa sig för att inte hamna i fällan att diskutera privatlivet under utvecklingssamtalet, menar hon.

– Chefen kan bli bakbunden av att få höra för mycket om en medarbetares svårigheter efter en skilsmässa till exempel och kan visa otillbörlig hänsyn till den personen. Visst ska du ge stöd men förvandlas inte från chef till kurator, säger Lena Hammarbäck.

Anett Lindkvist, som driver Vreta näs förskola i Uppsala, planerar oftast in utvecklingssamtalen när förskolan stängt för dagen så att de kan hållas i lugn och ro. Trots att barnen då gått hem är det viktigt att välja mötesplatsen med omsorg.

– Att sitta i kuddhörnan eller på låga stolar känns inte seriöst. Man ska sitta bekvämt i ett rum för vuxna.

För Anett Lindkvist är utvecklingssamtalen ett ypperligt tillfälle för reflektion och hon brukar börja med en kort tillbakablick.

– Jag går igenom anteckningarna från föregående samtal med medarbetaren så att vi kan följa upp hur det gått.

Det blir ett bra avstamp för att sedan kunna se framåt, för samtalet ska inte fastna i dåtiden, poängterar hon.

Anett Lindkvist är medveten om att det krävs kunskap och tar tid att utforma bra utvecklingssamtal men det får man igen eftersom resultatet gynnar hela organisationen, resonerar hon. Med hjälp av utvecklingssamtalen ökar medarbetarnas ansvarskänsla och delaktighet.

– Det gör att vi kan nå verksamhetens mål och så ökar även trivseln, säger hon.

Men för Anett Lindkvist är utvecklingssamtalen viktiga även för henne själv som chef.

– Jag vill gärna ha feedback från mina medarbetare så att jag hela tiden kan bli en bättre ledare.