Förbundsjuristen Kirsi Piispanen svarar på juridiska frågor.
Hur länge måste handlingar sparas?
FRÅGA: Hej, vi är några förskolechefer som undrar vad som gäller för dokumentation och arkivering i förskolan. Vad måste sparas och hur länge? Vad gäller för pedagogisk dokumentation? Ska minnes-anteckningar sparas? Ska orosanmälningar till social-tjänsten sparas? Hur är det med ansökningar om extra resurser för barn som behöver stöd, ska dessa sparas och hur länge?
SVAR: I den kommunala förskolan gäller offentlighetsprincipen. Den regleras bland annat i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen, men också i arkivlagen. Även bestämmelserna i förvaltningslagen gäller, främst för handläggning av ärenden. Det finns även bestämmelser i skollagen och i läroplanerna som styr vilka handlingar som måste diarieföras och sparas. Det innebär att personalen måste ha kunskaper om ett stort regelverk för att avgöra vad som ska sparas och vad som får gallras eller rensas ut. Jag kommer inte i detta svar gå igenom alla dessa regler utan försöker i stället ge tips och råd.
Vad som avses med allmänna handlingar framgår av tryckfrihetsförordningen. Eftersom varje kommun ansvarar för sina allmänna handlingar måste det framgå av kommunens arkivreglemente och dokumenthanteringsplan vad som gäller, bland annat vilka handlingar som ska sparas och hur länge. Mitt konkreta förslag är att ni tar del av kommunens dokumenthanteringsplan. Genom att studera den kommer ni att kunna upptäcka när och under vilka förutsättningar ni får gallra eller rensa handlingar och ni kommer också att få information, direkt eller indirekt, om vilka handlingar som ska sparas och hur länge. Om ni efter att ha läst dokumenthanteringsplanen är osäkra – be om hjälp och stöd.
För er som jobbar i enskilt drivna förskolor gäller inte förvaltningslagen eller tryckfrihetsförordningen. Oavsett detta ska förskolan ha egna rutiner för hur dokument hanteras och sparas. Det kan vara viktigt för ett enskilt barn och dess föräldrar att senare följa vad som har hänt, men också för er i förskolan att kunna visa hur ni har agerat i olika situationer. Ni bör alltså ha en egen dokumenthanteringsplan. Ett förslag är att ni kontaktar kommunen och ber om att få ta del av kommunens dokumenthanteringsplan för den nämnd där förskolans verksamhet finns. Ni kan använda kommunens plan som utgångspunkt när ni skapar er egen. Och när ni avgör om en handling ska bevaras eller gallras – gör alltid en värdering av om innehållet i handlingen behövs för verksamheten i framtiden.
När det gäller dokument som skapas vid pedagogisk dokumentation enligt förskolans läroplan torde de normalt inte behöva sparas någon längre tid – utan kunna ges till barnet eller dess vårdnadshavare när det är lämpligt ur verksamhetssynpunkt. Det beror dock på innehållet i dokumenten.
Minnesanteckningar är normalt inte allmänna handlingar men om minnesanteckningar tillför ärendet en sakuppgift, expedieras eller arkiveras är de att anses som allmänna handlingar. Detta framgår av tryckfrihetsförordningen och praxis.
Skriftliga orosanmälningar som skickats till socialtjänsten är upprättade allmänna handlingar och ska sparas. Även ansökningar om extra resurser för barn som behöver stöd är inkomna handlingar som ska sparas. Kontrollera i dokumenthanteringsplanen hur länge dessa handlingar ska sparas.
Har en elev rätt till två fritids?
FRÅGA: Jag undrar över hemkommunens skyldigheter att tillmötesgå önskemål om dubbla fritidshemsplaceringar (inom samma kommun), till exempel vid delad vårdnad? Vad säger reglerna och var finns detta reglerat?
SVAR: Enligt skollagen (14 kap 10 §) ska en elev erbjudas plats i fritidshem vid, eller så nära som möjligt, den skolenhet där eleven får sin utbildning. Detta är hemkommunens ansvar.
I ett mål som avgjordes i förvaltningsrätten i Linköping i februari 2014 menade vårdnadshavaren att barnet behövde dubbla fritidshemsplaceringar, och när kommunen inte tillhandahöll det menade vårdnadshavaren att kommunen åsidosatt barnets bästa. Enligt kommunen var barnets behov av allsidiga kontakter och social gemenskap tillgodosedda genom placering i det fritids som låg nära skolan. Vårdnadshavaren överklagade kommunens beslut till förvaltningsrätten, som avslog överklagandet eftersom den menade att barnets bästa beaktats på det sätt som lagen föreskriver. Beslutet överklagades inte.
Min bedömning är att lagens utgångspunkt är att barn har rätt till en fritidshemsplacering och att det krävs mycket säregna omständigheter för att kommunen ska vara skyldig att erbjuda ett barn dubbla fritidshemsplaceringar.